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La différence entre Microsoft Flow et les workflows du CRM

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On a beaucoup entendu parler de « One Microsoft » ces dernières années, une refonte de la structure organisationnelle de Microsoft connectant tous les aspects de la compagnie. En décloisonnant ses départements et équipes, Microsoft cherche à augmenter la communication et la synergie à travers l’ensemble de son organisation.

Microsoft offre maintenant aux entreprises les outils pour faire de même, notamment avec Microsoft Flow, une solution permettant d’automatiser différents processus et de connecter les applications que vous utilisez quotidiennement, incluant votre solution Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement ou CRM, la suite d’outils Microsoft Office 365 et même les produits compagnons.

 

Qu’est-ce que Microsoft Flow ?

Microsoft Flow permet de créer des flux de travail (« workflows »), soit des actions automatisées déclenchées par un événement spécifique. Il peut s’agir de simples alertes vous notifiant d’un courriel envoyé par certaines personnes ou de flux à plusieurs étapes connectant différentes applications. Flow permet effectivement de connecter les différents outils que vous utilisez, incluant les services de messagerie tierces et les réseaux sociaux.

N’importe qui ayant un compte Microsoft peut accéder à Microsoft Flow. L’application est également disponible avec Microsoft Office 365 et Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (le niveau exact de fonctionnalité dépend de votre souscription). Puisqu’il s’agit d’un outil cloud, on peut y accéder facilement à partir de n’importe quel appareil.

 

Comment est-ce que Flow fonctionne ?

Différents types de flux sont disponibles : certains workflows sont déclenchés lorsqu’un événement spécifique se produit, d’autres peuvent être déclenchés de façon manuelle avec un bouton, alors que d’autres encore peuvent être programmés pour prendre place à certains moments, de façon récurrente ou non. Flow fournit des gabarits permettant de choisir le processus dont vous avez besoin, de le modifier si nécessaire puis de l’installer en seulement quelques clics.

Les possibilités sont sans fin : vous pouvez sauvegarder des pièces jointes à Microsoft SharePoint automatiquement, demander des approbations de la part des gestionnaires, synchroniser les données entre différentes applications, mettre à jour vos bases de données SQL et envoyer des courriels et des notifications à diverses personnes dans votre organisation, pour ne nommer que quelques exemples. Flow crée ainsi une expérience unifiée incorporant tous les outils utilisés à travers votre organisation.

 

En quoi est-ce que Flow diffère des workflows natifs du CRM ?

Le concept de base de Flow est le même que les workflows typiques de Dynamics 365 Customer Engagement : tous deux requièrent un élément déclencheur pour être activés. Lorsque toutes les conditions sont rencontrées, une action donnée prend place. Mais quand devriez-vous utiliser Flow plutôt que les capacités de workflows natives de votre solution CRM ?

Bien que Flow devrait bientôt pouvoir effectuer les mêmes actions que les workflows de Dynamics 365 Customer Engagement, on peut privilégier ces derniers dans certaines circonstances. Par exemple, les capacités de workflows natives du CRM sont utiles si des actions en temps réel sont nécessaires : en effet, les processus Flow sont déclenchés à chaque minute ou quelques minutes, selon votre niveau de souscription. Les workflows CRM peuvent également être plus faciles à utiliser si le processus requiert plusieurs conditions. Pour l’instant, JOVACO recommande de discuter avec votre spécialiste Dynamics 365 Customer Engagement de la meilleure option pour votre organisation selon votre vision actuelle et future.

 

Avec des possibilités d’améliorations et d’intégration continuellement ajoutées à Flow, cet outil offre de nombreuses possibilités aux organisations cherchant à connecter tous les aspects de leurs affaires en une seule entité cohérente. Mais avant de réécrire tous vos workflows CRM dans Flow, évaluez les processus et les actions dont vous avez besoin. Il peut être plus efficace de garder certains de vos workflows actuels en place pour assurer un niveau d’efficacité optimal avec votre solution Dynamics 365 Customer Engagement.

Par JOVACO Solutions, spécialiste Microsoft Dynamics 365 au Québec

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