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Est-il possible d’économiser en créant vos propres rapports Microsoft Dynamics 365?

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Les entreprises qui évaluent Microsoft Dynamics 365 Sales nous demandent souvent si les utilisateurs peuvent créer leurs propres rapports. La réponse dépend de 2 facteurs principaux :

  • Le type de rapports dont vous avez besoin;
  • L’expérience pertinente que votre équipe possède.

En créant ses propres rapports, une entreprise peut potentiellement économiser des milliers de dollars. Cependant, plusieurs éléments doivent être pris en considération.

 

Tout d’abord : de quels rapports ai-je besoin?

Cet élément est souvent la principale source de confusion. Ce qu’une personne voit comme un rapport peut être une simple liste pour quelqu’un d’autre. Lorsque vous demandez à votre partenaire de vous fournir un rapport, il peut y avoir des malentendus quant à ce que vous entendez par « rapport ».

Voici 3 substitutions à considérer plutôt qu’un rapport :

  1. Vues CRM : Les vues de Dynamics 365 Sales sont essentiellement des listes filtrées selon certains critères déterminés par l’utilisateur. Elles suffisent à de nombreux clients. De plus, une fois que l’utilisateur sait comment créer ses propres vues CRM, il devient autonome. Le processus d’analyse est donc plus rapide pour cet utilisateur ou département.
  2. Tableaux de bord : Les tableaux de bord affichent des données critiques devant être consultées régulièrement à partir du CRM (outil de gestion de la relation client). Il se peut que vous obteniez la plupart des données dont vous avez besoin à partir d’un tableau de bord que vous pouvez créer vous-mêmes à partir de Microsoft Dynamics 365. Les statistiques clés peuvent être affichées sous forme de graphiques ou listes selon les préférences et critères de l’utilisateur. Comme les vues, les utilisateurs peuvent créer leurs propres tableaux de bord avec une formation rapide, quelques connaissances des champs des formulaires et une vision des données dont ils ont besoin.
  3. Gabarits Excel : Finalement, les gabarits Excel disponibles à partir du CRM sont une autre option. Ils vous permettent de créer vos chiffriers tels que vous voudriez qu’ils apparaissent et de rafraîchir les données lorsque nécessaire. L’application la plus fréquente de cet outil est de partager des informations à vos clients. Cependant, certaines limites en matière de filtrage et d’analyse les différentient des rapports (ex. : afficher cette information si x existe). Pour certaines applications un rapport peut effectivement être plus efficace qu’un gabarit Excel.

En utilisant ces outils à leur plein potentiel, vous pouvez probablement limiter le nombre de rapports dont vous avez besoin et économiser les coûts associés. La première étape est donc de déterminer si vous devez absolument accéder à ces données sous forme de rapport ou si un de ces outils peut répondre à vos besoins.

Dans certains cas, des rapports sont nécessaires puisqu’il y a des limites sur ce que vous pouvez consulter à partir d’une vue. Si c’est le cas, vous vous demandez sûrement si vous pouvez bâtir vos propres rapports et quels seront les coûts.

 

Prochaine étape : Mon équipe peut-elle créer ses propres rapports maison?

Ça dépend. Créer vos propres rapports dépend du niveau de compétence disponible à l’interne. Vérifiez si quelqu’un dans votre équipe a l’expérience SQL et Fetch XML requise pour bâtir des rapports.

Pour ceux qui veulent créer leurs propres rapports mais n’ont pas l’expérience, il peut valoir la peine de plutôt considérer Microsoft Power BI. Cette solution d’intelligence d’affaires est dynamique et facile d’utilisation une fois que les jeux de données sont créés et en place.

Vous pouvez également améliorer vos connaissances en prenant des cours et en consultant votre partenaire. Mais les coûts pourraient revenir au même que si vous faites développer vos rapports par un partenaire Microsoft Dynamics.

 

En bout de ligne : Est-ce que je peux créer mes propres rapports ou non?

La réponse n’est pas la même pour tout le monde. Il peut être tentant de créer vos propres rapports, mais à moins que vous n’ayez les compétences requises à l’interne, des alternatives peuvent être préférables, par exemple Power BI, des vues CRM, tableaux de bord ou gabarits Excel. Tout cela dépend du type de rapport dont vous avez besoin et de l’expérience de votre équipe.

Notre suggestion est d’avoir une discussion honnête avec votre partenaire Microsoft Dynamics afin de comprendre ce qu’un rapport spécifique implique. N’ayez pas peur de poser des questions pour savoir s’il y a une meilleure façon de faire les choses. Ainsi, votre partenaire aura une meilleure idée de ce dont vous avez besoin et de l’effort requis pour y parvenir.

 

Chez JOVACO Solutions, nous avons des décennies d’expérience permettant aux organisations d’obtenir les données dont elles ont besoin. Nos conseillers sont disponibles pour vous aider à trouver la meilleure façon d’exploiter la richesse des données stockées dans votre système. Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos défis et de vos objectifs.

Par JOVACO Solutions, spécialiste Microsoft Dynamics 365 au Québec

 

À propos de JOVACO Solutions

JOVACO Solutions est un spécialiste des systèmes ERP et CRM opérant au Québec depuis plus de 35 ans. En tant qu’experts des solutions de gestion d’affaires Microsoft Dynamics, nous offrons une large gamme de produits et services afin de répondre aux besoins des firmes de services professionnels et des organisations gérant par projet. Nous offrons également des outils de gestion de projet spécialisés et des feuilles de temps pleinement intégrées aux solutions Microsoft Dynamics. Visitez notre site web ou contactez-nous pour plus d’informations.

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