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Pourquoi vous devriez intégrer votre système financier à Microsoft Dynamics CRM: du point de vue d’un directeur de ventes

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Certains rapports financiers peuvent aider les directeurs de ventes à avoir une vision claire de la situation actuelle de leurs clients. Ces rapports deviennent importants quand il est temps d’évaluer le portefeuille des clients de votre entreprise, puisqu’ils dressent un tableau complet de votre clientèle. Ces rapports incluent :

  • Le volume de ventes : cumul annuel à ce jour, et totaux des années passées
  • Les comptes à recevoir pour un client particulier ou un groupe de comptes
  • Le statut des commandes ou des factures actuelles

Pourquoi devriez-vous intégrer ces rapports et autres informations financières à votre CRM?

En connectant vos rapports financiers à votre application de gestion de la relation client, les membres de votre équipe de ventes, déjà habituées à travailler avec l’outil CRM, pourront être plus autonomes et efficaces dans la gestion de leurs propres comptes. De plus, ils n’auront plus à dépendre du département des finances pour obtenir de l’information.

De son côté, le département des finances, qui se fie également aux données de l’équipe de ventes, aura accès à cette information afin de :

  • Gérer plus efficacement les prévisions de l’équipe de ventes pour mieux établir les budgets futurs de flux de trésorerie
  • Réduire le nombre de double saisie dans le système financier et ainsi réduire le nombre d’erreurs lors des traitements de commandes
  • Diminuer le nombre de demandes au département des finances pour l’obtention de rapports ou d’informations.

Un des enjeux majeurs de ne pas avoir une intégration de ces informations est qu’il est difficile d’y avoir accès en temps réel. Il est primordial pour un directeur de ventes d’avoir des données à jour telles que les dernières commandes. Si un problème survient, il peut en discuter immédiatement avec les clients, ce qui démontre une bonne connaissance et compréhension de leurs affaires.

Voici quelques exemples de la façon dont vos départements de ventes et de finances peuvent bénéficier d’un système intégrant le financier et le CRM :

  1. Vue en temps réel des volumes de ventes par compte : En ayant accès à cette information dans Dynamics CRM, l’équipe de ventes sera en mesure de voir des données contextualisées pour des clients particuliers.
  2. Détails financiers par compte: Les appels de ventes ne sont pas toujours une tâche agréable. Il y a parfois des problèmes à régler avec les clients, et avoir de l’information clé en mains comme les rapports de vieillissement de compte et les factures impayées à ce jour permettra au représentant des ventes d’avoir un portrait complet d’un compte particulier avant de parler au client.
  3. Vues sur les prévisions de ventes versus les chiffres réels : Les équipes de ventes et de finances peuvent toutes les deux bénéficiers de ce rapport, mais pour de différentes raisons. L’équipe de ventes pourra gérer ses objectifs périodiques, et l’équipe de finances aura une vue en temps réel sur les prévisions de ventes de l’entreprise pour prévoir plus précisément les flux de trésorerie.
  4. Création de commandes et/ou de factures par l’équipe de ventes dans le CRM et transfert automatique vers le système ERP : Le représentant des ventes est généralement la personne avec la meilleure connaissance de ce qu’un client a acheté. En permettant à l’équipe de ventes de créer des soumissions et de transférer ces détails vers le traitement de commandes et le système ERP, cela aidera à assurer que le client obtiendra ce qu’il veut et réduira le nombre d’erreurs dans le transfert entre les deux groupes.
  5. Consultation facile des factures pour accéder à l’historique et au statut actuel des comptes : Les factures sont typiquement gérées par le département des finances, mais il demeure important pour l’équipe de ventes d’avoir accès à cette information puisque les représentants sont ceux qui font face aux clients et les premiers à être contactés en cas de problème.

Un des principaux avantages à intégrer l’information financière à Microsoft Dynamics CRM est qu’une fois que les données ont été reliées à l’application, tout devient possible. Avec la plateforme de développement de Dynamics CRM (xRM), vous pouvez ajouter de la valeur à votre information et rationaliser vos activités grâce à de l’intelligence comme les règles d’affaires, les flux de travail et autres processus.

Il devient également plus facile de partager l’information aux autres membres de votre entreprise qui pourraient en avoir besoin, ce qui permettra encore une fois de diminuer le nombre de demandes à l’équipe des finances.

Intégrer les deux systèmes vous permettra non seulement d’économiser du temps, mais aussi d’assurer un bon taux d’adoption de la part de vos utilisateurs puisqu’ils pourront continuer à travailler dans le système qu’ils préfèrent, sans avoir à constamment passer d’une application à l’autre pour retrouver de l’information.

Lisez notre autre blog dans cette série pour connaitre le point de vue d’un directeur informatique sur pourquoi vous devriez intégrer votre système financier à Microsoft Dynamics CRM. Voyez également Pourquoi les entreprises devraient tirer profit d’une intégration entre les systèmes ERP et CRM avec notre infographie.

Par JOVACO Solutions, un spécialiste dans l’intégration de Microsoft Dynamics CRM à Dynamics GP au Québec

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