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Segurança de documentos – Dynamics 365 e SharePoint

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Atualmente, um dos principais sistemas de CRM é o Microsoft Dynamics 365. No entanto, o espaço disponibilizado pelo Dynamics 365 para documentos não é suficiente para muitas empresas.

Uma opção é usar a integração disponibilizada pela própria Microsoft e colocar os documentos no Microsoft SharePoint. Desta forma, as empresas usufruem ainda dos recursos de gestão documental e edição colaborativa de documentos do SharePoint e ficam com uma solução muito abrangente.

Segurança dos documentos numa integração entre Dynamics e SharePoint

Há, no entanto, um grande problema com a integração de Dynamics e SharePoint. Os modelos de segurança do Dynamics 365 e do SharePoint diferem significativamente e a integração standard entre Dynamics e SharePoint não estabelece nenhuma espécie de correspondência.

Isso faz com que os documentos passem a estar sem qualquer restrição do lado do SharePoint, mesmo que do lado do Dynamics estejam apenas visíveis para utilizadores específicos. Toda a gente pode ver tudo do lado do SharePoint! E aliás, não só ver como alterar ou apagar, o que a torna a situação ainda mais problemática. Um verdadeiro problema na segurança de documentos (Dynamics/SharePoint).

Teoricamente, este problema poderia ser resolvido indo a cada documento no SharePoint e atribuindo as permissões adequadas. Mas, na prática, quando se trata de um grande número de documentos, ninguém quer ter de fazer esta tarefa. Até porque é uma tarefa que nunca fica concluída: mesmo que se fizesse toda uma transferência de permissões manualmente no início, é complicado manter essas permissões atualizadas com as alterações que vão acontecendo no Dynamics 365: novos utilizadores, novas permissões, mudanças de grupo, entre outras.

A solução para proteção de dados

O CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator (CB Replicator) é uma aplicação que trabalha em segundo plano e que monitoriza alterações de privilégios no Dynamics 365. O CB Replicator sincroniza automaticamente essas alterações para os respetivos itens no SharePoint. Os privilégios do Dynamics 365 são aplicados aos itens do SharePoint - automática e instantaneamente, garantindo em tempo real a proteção dos dados e documentos da empresa.

 

Permissões sincronizadas corretamente pelo CB REplicator

 

Após a instalação, o CB Replicator mantém a sincronização de permissões e privilégios automaticamente, sem necessidade de qualquer ação por parte do utilizador. A aplicação garante desta forma a proteção de informações comerciais e dados pessoais. Isso faz ainda com que a empresa esteja em conformidade com o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) no que respeita a estes documentos.

O CB Replicator em todo o mundo

Esta é uma solução única no mercado mundial. Desde o seu lançamento em 2014, o CB Replicator já ganhou a confiança de muitas instituições públicas e privadas. Por exemplo, o Departamento de Justiça do Canadá utiliza-o há anos.

Outro caso de sucesso é do setor privado, o Compass Group PLC (Reino Unido), grupo líder mundial em serviços de restauração coletiva, que em Portugal opera sob a marca Eurest. “Era inaceitável permitir acesso sem restrições a documentação confidencial no SharePoint ou geri-la manualmente”, diz Anthony Crook, líder da área de Client Business Solutions no Compass Group. "O principal problema que nos levou à solução da Connecting Software foi a necessidade de sincronização. Mantemos principalmente informações de vendas e contratos no CRM. Gerir o acesso a dados é essencial para garantir que os utilizadores tenham acesso apenas ao que podem ver. À medida que as pessoas vão mudando, é importante que ninguém tenha acesso a mais informações do que as necessárias para realizar seu trabalho”, explica ele.

A lista de utilizadores do CB Replicator é  muito extensa e espalhada geograficamente: ACC (Departamento Governamental da Nova Zelândia), Spirit AeroSystems (EUA), Stora Enso Oyj (Finlândia), Securitas (Suécia) e National Rugby League (Austrália) são apenas alguns exemplos.

Conclusão

O Dynamics 365 está a evoluir rapidamente e a conquistar o mercado. E a capacidade do sistema é aumentada em combinação com o SharePoint - um sistema de gestão documental flexível e multifuncional. A integração dos dois é excelente desde que se garanta a sincronização de permissões e privilégios entre o Dynamics 365 e o SharePoint. Para esse efeito, a melhor solução no mercado é o CB Replicator.

 

Por Ana Neto, Connecting Software, soluções de sincronização e integração.

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