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Utiliser des workflows pour optimiser vos processus d’affaires avec Microsoft Dynamics 365

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Un des principaux avantages des plateformes Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Dynamics CRM est qu’elles peuvent être facilement optimisées pour répondre à vos besoins d’affaires et s’adapter aux processus de votre entreprise. Une façon simple d’améliorer votre productivité est l’utilisation de workflows (flux de travail). Cette fonctionnalité permet de rationaliser vos processus d’affaires et d’améliorer l’efficacité de vos ressources en éliminant les tâches manuelles pouvant causer des erreurs et des oublis.

De nombreuses tâches manuelles peuvent être automatisées grâce aux workflows. Ceux-ci peuvent être appelés manuellement ou automatiquement selon vos besoins et la situation pour compléter plusieurs processus: créer des dossiers ou les mettre à jour, créer des tâches et des activités, envoyer des courriels et des alertes ainsi qu’effectuer le suivi du processus d’approbation, pour ne nommer que ceux-là.

Créer et mettre à jour des dossiers

Les workflows peuvent automatiser la création de nouveaux dossiers, tels les dossiers clients ou les contacts, pour assurer la standardisation du processus. Ils peuvent aussi être utilisés pour mettre ces dossiers à jour ou en changer le type, par exemple lorsqu’une opportunité est gagnée et convertie en client. En automatisant ces processus, vous vous assurez que vos dossiers sont à jour et ne contiennent pas d’erreurs, tout en économisant du temps que vos ressources peuvent alors investir dans d’autres tâches.

Lancer des tâches et des activités

Des activités peuvent être créées automatiquement afin d’être effectuées par des ressources spécifiques lorsque certaines conditions sont remplies. Ces workflows peuvent servir de rappel ou de notification pour que vos employés effectuent un appel ou une approbation. Un autre exemple est le processus de commande, qui peut suivre différentes routes d’approbation selon le total ou d’autres critères. Des suivis peuvent aussi être initialisés pour rappeler à votre personnel d’entrer en contact avec vos clients. Ceci optimise l’expérience de service à la clientèle que votre entreprise est en mesure d’offrir en assurant la satisfaction du client avant qu’une demande de service ne soit fermée.

Automatiser les courriels et les alertes

Des notifications par courriel peuvent facilement être configurées et constituent une excellente façon d’améliorer vos opérations. Dans le cas d’envois aux clients, elles vous permettent de communiquer avec eux ou de les garder informés de façon rapide avec un minimum d’effort. Par exemple, des courriels peuvent souhaiter la bienvenue à vos nouveaux clients ou encore les avertir que leur demande de soutien a été prise en charge par un agent. Il est également possible d’envoyer des courriels à vos employés pour leur rappeler d’effectuer une tâche ou pour les mettre au courant de changements récents.

Accélérer le processus d’approbation

Lorsque nécessaire, des flux de travail peuvent automatiquement diriger les approbations vers la bonne personne pour en accélérer le processus. Les gestionnaires reçoivent une alerte leur indiquant que des approbations sont en attente. Différents types d’approbations incluent valider des informations clients, décider si un prospect est qualifié ou non et approuver des produits ou limites de crédit. En gérant ces différentes approbations et validations à l’intérieur de votre CRM, vous pouvez suivre leur avancement tout au long du processus et effectuer un suivi en cas d’engorgement. Vous vous assurez ainsi que vos opérations ne sont pas ralenties et puissent être complétées rapidement.

En général, les workflows sont faciles à configurer et peuvent vous économiser du temps et de l’effort par divers moyens, ce qui s’accumule de façon significative à travers votre entreprise toute entière. Pour connaître d’autres outils à votre disposition pour rationaliser vos processus et optimiser l’utilisation de votre CRM, lisez notre étude de cas et découvrez comment un organisme sans but lucratif a optimisé ses processus avec Microsoft Dynamics CRM.

Par JOVACO Solutions, spécialiste de Microsoft Dynamics 365 et Microsoft Dynamics CRM au Québec

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