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Tania Konczynski, JOVACO Solutions

Comment un organisme à but non lucratif a pu optimiser ses opérations avec Microsoft Dynamics CRM

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Action main-d’œuvre, un organisme à but non lucratif ayant pour mission d’aider les personnes à besoins particuliers à intégrer le marché du travail, cherchait une façon plus efficace de gérer ses opérations que l’utilisation de documents papiers, de documents Word et de tableurs Excel.

L’information portant sur les participants, les membres du personnel et les partenaires n’était pas connectée, ce qui rendait la création de rapports longue et fastidieuse. L’ouverture d’un second centre à l’autre bout de la ville a aussi augmenté les problèmes causés par le fait de n’avoir que des documents papiers sur les participants au programme.

La vision d’Action main-d’œuvre consistait à:

  • Consolider tous les détails des participants
  • Effectuer le suivi des activités antérieures et actuelles
  • Compiler l’information nécessaire aux divers rapports de façon plus efficace

En plus de ces trois buts, ils avaient besoin d’un système pas trop coûteux, n’ayant pas d’exigences trop élevées en matière d’infrastructure et auquel le personnel pourrait facilement s’adapter. Microsoft Dynamics CRM Online répondait à toutes ces demandes.

En implantant les modules centraux de Dynamics CRM ainsi que quelques entités personnalisées pour leurs besoins d’affaires spécifiques, Action main-d’œuvre a pu bénéficier de:

  • Un niveau d’autonomie plus élevé pour ses utilisateurs
  • Des temps de réponse plus courts auprès de leurs participants et partenaires
  • Une réduction significative du nombre de tableurs Excel et documents Word utilisés
  • Une augmentation de la vitesse à laquelle ils peuvent créer des rapports
  • Une diminution de leur utilisation de papier

Action main-d’œuvre a été en mesure de migrer l’ensemble de ses opérations vers le système Dynamics CRM. Grâce à une formation du personnel, l’utilisation du système est devenue un réflexe à travers l’organisme et toutes les informations sont maintenant capturées dans le CRM. L’équipe est fière de dire qu’elle a pu se « sortir d’une culture papier démodée et passer aux dernières technologies. »

Un an après l’implantation du système, Microsoft Dynamics CRM Online continue à répondre aux besoins internes initiaux et le personnel s’y est complètement ajusté. Action main-d’œuvre estime que la solution a réellement aidé à structurer l’organisme et à optimiser les services offerts tant aux participants, aux employeurs qu’aux divers partenaires.

Ce que les membres de l’équipe ont le plus apprécié du système est la facilité avec laquelle ils ont pu effectuer le changement. Ils sont convaincus d’avoir trouvé un système qui leur ressemble et qui est réellement adapté à leurs besoins et à leurs activités.

Action main-d’œuvre attribue le succès de cette implantation aux facteurs suivants:

  • Faites vos recherches pour avoir une meilleure idée de vos besoins
  • Ayez une vision claire de ce que vous voulez et élaborez un plan
  • Établissez des échéanciers réalistes pour vous et votre équipe
  • Prenez le temps de bien connaître le système

L’organisme a également encouragé les utilisateurs à réserver du temps dans leur calendrier pour se familiariser avec le système. En sachant qu’une période d’apprentissage et d’adaptation était nécessaire et normale, ils se sentaient plus à l’aise de prendre leur temps, ce qui a ultimement assuré le succès du système.

Lisez l’étude de cas complète: Comment un organisme à but non lucratif a pu optimiser ses opérations avec Microsoft Dynamics CRM

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Par JOVACO Solutions, spécialiste de l’implantation des solutions Microsoft Dynamics CRM et Microsoft Dynamics 365 au Québec

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